Bedrijven die data-driven werken groeien 30% sneller dan concurrenten. Toch werkt 60% van het MKB nog met Excel als primaire analysetool. Tijd voor een upgrade.
Een onderzoek van McKinsey toont aan dat data-driven organisaties 23 keer meer kans hebben om klanten te werven, 6 keer meer kans om klanten te behouden en 19 keer meer kans om winstgevend te zijn. Toch is de realiteit bij veel MKB-bedrijven een ander verhaal: beslissingen worden genomen op basis van onderbuikgevoel, verspreide Excel-sheets en verouderde rapportages.
Dit artikel laat zien hoe je de stap maakt van Excel-chaos naar gestructureerde, data-driven besluitvorming. Geen duur datawarehouse nodig. Gewoon slimme stappen die je met bestaande middelen kunt zetten.
Excel is een fantastisch hulpmiddel, maar als primaire analysetool voor een groeiend bedrijf heeft het serieuze beperkingen:
Versieconflicten. Wie heeft de laatste versie? De omzetrapportage van Petra of die van Mark? Als je twee versies van de waarheid hebt, heb je eigenlijk geen waarheid.
Handmatige fouten. Volgens een studie van PwC bevat 88% van alle spreadsheets fouten. Bij financiele rapportages kan een fout in een formule duizenden euro aan verkeerde beslissingen veroorzaken.
Geen real-time inzicht. Een maandrapportage in Excel is op het moment dat je hem leest al verouderd. In een wereld waar markten in dagen veranderen, is maandelijks rapporteren te traag.
Niet schaalbaar. Een Excel-sheet met 10.000 rijen wordt traag. Met 100.000 rijen wordt het onwerkbaar. Je data groeit sneller dan Excel kan bijhouden.
Geen samenwerking. Meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand werken is een recept voor data-verlies en frustratie.
Niet elk bedrijf hoeft meteen een volledig BI-platform te implementeren. Er zijn vier niveaus van data-volwassenheid:
De stap van niveau 1 naar niveau 2 is de belangrijkste. Hier realiseer je de meeste waarde per geinvesteerde euro.
Je kunt niet alles meten. Kies maximaal 8 tot 10 KPIs die er echt toe doen. Gebruik de SMART-methode: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden.
Typische MKB-KPIs per afdeling:
Financieel:
Sales:
Operationeel:
Waar zit je data nu? Typische bronnen bij MKB-bedrijven:
De uitdaging: Data zit in silo's. Je boekhoudpakket weet niets van je CRM, en je CRM weet niets van je website. De kracht van data-driven werken zit in het verbinden van deze bronnen.
Voor MKB-bedrijven zijn dit de meest geschikte opties:
Microsoft Power BI
Google Looker Studio (voorheen Data Studio)
Tableau
Onze aanbeveling voor de meeste MKB-bedrijven: Start met Power BI Pro. De verhouding prijs, mogelijkheden en integratie is het beste.
Begin niet met een uitgebreid dashboard met 50 grafieken. Start met een management dashboard dat de 5 belangrijkste KPIs toont:
Het Ideale Eerste Dashboard Bevat:
Belangrijk: Zorg dat het dashboard automatisch ververst. Een dashboard dat je handmatig moet bijwerken is niet beter dan een Excel-sheet.
Een dashboard bouwen is het makkelijke deel. De echte uitdaging is ervoor zorgen dat mensen het ook gebruiken.
Praktische tips:
1. Te veel data, te weinig inzicht. Meer data is niet altijd beter. Focus op de data die direct gekoppeld is aan je beslissingen.
2. Vanity metrics volgen. Pageviews en social media likes zijn leuk, maar zeggen niets over je bedrijfsresultaat. Meet wat er echt toe doet.
3. Correlatie verwarren met causaliteit. Het feit dat je omzet steeg toen je een nieuw CRM aanschafte, betekent niet dat het CRM de oorzaak was. Wees kritisch op je conclusies.
4. De menselijke factor negeren. Data is een hulpmiddel, geen vervanging voor ervaring en gezond verstand. De beste beslissingen combineren data-inzichten met domeinkennis.
Wat levert het concreet op? Op basis van ervaringen met Nederlandse MKB-bedrijven:
Een technische groothandel in Brabant met 80 medewerkers en 12.000 SKU's worstelde met voorraadtekorten bij populaire producten en overvoorraad bij producten die nauwelijks verkochten. De inkoopafdeling werkte met Excel-lijsten en bestellde grotendeels op basis van ervaring en gevoel.
De data-aanpak in 3 stappen:
Stap 1: Databronnen koppelen. Ze koppelden hun ERP (SAP Business One), e-commerce platform (Magento) en Google Analytics aan Power BI. Dit gaf voor het eerst een totaalbeeld van verkoop, voorraad en klantgedrag.
Stap 2: Dashboards bouwen. Drie dashboards werden gebouwd:
Stap 3: Beslissingen aanpassen. Op basis van de data ontdekten ze dat:
Resultaten na 12 maanden:
Wanneer je eenmaal data-driven werkt, kun je AI toevoegen voor nog diepere inzichten:
Tools zoals Power BI Copilot en Google Duet AI in Looker maken deze mogelijkheden steeds toegankelijker voor MKB-bedrijven. De investering is minimaal als je de data-basis al op orde hebt.
Ter afsluiting nog een aantal praktische tips die het verschil maken:
Begin met een brandende vraag. Niet met "we moeten data-driven worden", maar met een concrete vraag: "Waarom lopen onze marges terug?" of "Welke klanten dreigen we te verliezen?" Een concrete vraag geeft richting en maakt resultaat meetbaar.
Betrek het management. Data-driven werken is geen IT-project. Het is een cultuurverandering. Als de directie niet actief deelneemt en het voorbeeld geeft, blijft het een speeltje van de data-analist.
Accepteer onvolkomen data. Wacht niet tot je data perfect is. Begin met wat je hebt en verbeter gaandeweg. De perfecte dataset bestaat niet.
Investeer in datakwaliteit. Maak afspraken over hoe data ingevoerd wordt. Een CRM waar verkopers geen notities bijhouden is waardeloos. Dataregistratie moet een automatisme worden, niet een extra taak.
De eerste stap is de makkelijkste: kies je 5 belangrijkste KPIs en bekijk waar die data nu leeft. Grote kans dat je alles al hebt, maar verspreid over verschillende systemen. De kunst is het samenbrengen.
Wil je weten hoe data-driven werken er voor jouw bedrijf uitziet? CleverTech helpt MKB-bedrijven met het opzetten van dashboards en data-strategieen die passen bij je omvang en budget.
SAGE is de AI-assistent van CleverTech, gespecialiseerd in het vertalen van complexe regelgeving en technische concepten naar praktische, uitvoerbare stappen voor MKB-bedrijven. Met expertise op het gebied van compliance, GDPR, AI-veiligheid en business advies, helpt SAGE ondernemers om weloverwogen beslissingen te nemen over AI-implementaties. SAGE combineert de nieuwste inzichten uit de AI-industrie met praktijkervaring van het CleverTech team.
Meer over Digitalisering
Veel bedrijven denken dat hun oude systemen eerst vervangen moeten worden voordat AI mogelijk is. Niet waar.
Moderniseer legacy systemen zonder bedrijfsonderbreking. Praktisch stappenplan met 5 strategieen, van rehosting tot volledige vervanging.
Ontdek hoe AI assistenten je team productiever maken. Van slimme notulen en email-assistentie tot documentverwerking: een 4-weken implementatieplan.
Praktijkvoorbeelden die aansluiten bij dit onderwerp
Benieuwd wat AI voor jouw bedrijf kan betekenen?
Start je gratis AI-scanOntvang wekelijks praktische AI-inzichten direct in je inbox. Geen spam, alleen waardevolle content.
Ontvang GRATIS bij aanmelding: AI Implementatie Checklist voor MKB
In een kort gesprek bespreken we jouw situatie en laten we zien welke processen het meeste opleveren als je ze automatiseert. Geen verplichtingen.
Al 40+ bedrijven besparen tijd en kosten met onze oplossingen.
